轻巧实用的智能管理平台—青年小部落家教上门服务案例
2019-09-09

客户评价

en+系统大大的降低了我们的人力成本费用,提高了我们的工作效率,简化了我们团队的工作流程。而且en+系统使我们在公司成立初期就有了数据分析的工具,让我们更加方便办公的同时也能看清自己团队的不足之处。如果后期系统的服务有更加模板化的流程,我相信与贵公司交流和沟通时间成本上会降低许多,效率也会更高。en+实施团队十分优秀值得点赞!

——青年小部落创始人 李行健先生

公司背景

青年小部落是一家大学生合伙创业的家教服务公司,主要为高中生提供上门一对一家教服务,其师资力量大多来源于刚结束高考的大学生。作为一家初创型公司,青年小部落各个管理职能仍处于空白的阶段,而en+数字化贴合青年小部落的企业特点,为其打造了一套轻便、实用、可拓展性高的智能管理平台,解决人员、教师管理、试课订单派发、授课协议签订、项目管理、费用报销等方面无系统化管理的现状。

成长初期遭遇的挑战

1.作为一家刚起步的企业,管理体系仍处在初步建立阶段,公司的日常经营活动,如订单管理、项目策划、费用支出等主要依靠线下手工的管理,难免存在管控疏漏的风险和效率较低的情况。

2.公司的多个教学团队和业务小组分布在各地,无集中的办公地点,再加上公司没有统一的操作系统,不仅造成了各团队在工作沟通上的困难,资源无法得到及时共享,而且阻碍了管理层对整体情况的把控,不利于管理者对公司的经营状况进行分析从而做出改进和调整。

3.教师团队流动性大,教师的课程跟进情况,授课情况不易管理。

4.目前没有统一的数据分析平台,无法给管理层提供关于试课成功率、教师接单数量、项目进度等方面比较直观的数据统计分析看板。

5.操作系统建设的资金投入比较有限。

痛点总结分析

en+数字化的加入为青年小部落解决了现代化管理手段缺失的燃眉之急,不仅为企业内部团队搭建了沟通桥梁,实现数据互通,更是为管理层对公司的整体经营情况的管理提供了平台。

en+数字化是什么?

是一个通过为企业修建数据流动的高速公路,提升企业的数据流动能力,从而实现企业的数据驱动运营和数据价值最大化的解决方案和落地工具的综合体

是一个以建模思维为核心打造的具备高可配置化的轻赋能化的产品

是一个专注解决企业数字化转型的三大难点问题(数据的连接,处理和翻译)的产品

en+能帮助青年小部落什么?

处于成长初期的青年小部落,业务量比较单一且数量不大,因此他需要的是一款简约、操作便利、实惠但同时又有足够能力与公司未来快速发展后形成的规模相匹配的全面智能管理平台。en+数字化平台拥有强大、灵活的数据处理能力,其高可配置化的特点不仅满足现阶段管理者对各模块的管理需要,同时为将来的功能拓展打下坚实的基础。

项目目标

青年小部落en+智能管理系统旨在实现其内部管理需要,目标主要为:实现试课订单自动流转派发,订单管理,教师档案管理,合同协议档案管理,项目的立项、审批、执行跟进管理,以及日常采购、报销支出的审批及管理。

痛点1:信息化软件缺失,存在管理风险

青年小部落在系统缺失的情况下,员工档案的管理、订单和协议的整理、日常费用报销等重要环节都通过人为进行手工处理,不仅繁琐难管理,更存在很多潜在的风险:

1.用工合同、与家长签订的补课协议等都是通过线下手工处理和人为保管,造成翻阅查询困难,也有纸质文档丢失或被故意销毁的风险。

2.订单信息记录不全、容易出现漏记错记的情况,

3.费用预支和报销没有统一规范的流程,存在多报销,预支金额难追回的情况;

总而言之,由于缺乏统一的信息化平台,基础的经营数据没有归口,无法支撑管理所需。

优化1:搭建en+智能管理平台,有效降低管理风险

协议、档案电子化管理

(1) 试课订单:接到试课订单后录入系统,订单的跟进状态将自动回写至订单档案,便于统计订单数量以及查看试课成功与否的状况。

(2) 授课协议:试课成功签订协议后,项目部录入合同信息并上传协议扫描件,系统自动生成合同档案,便于统一管理。

(3) 教师档案:在系统中建立教师档案并附上劳务合同扫描件,便于教学部安排老师以及调阅档案。

采购报销规范化

en+智能管理系统帮助青年小部落建立了完整的日常支出流程体系,从事前的费用申请和预支,到事后的报销和还款,系统通过规范每一个步骤实现费用支出的管控。

(1)项目、日常支出费用申请。

项目开始前或日常支出发生前,由相关人员申请预计要发生费用,若需要预支资金,则在预支现金处填写金额,由公司领导审批通过后方可领取现金。并且系统控制了已结项的项目不能再进行费用申请。

(2)项目、日常支出费用报销

费用的报销必须与费用申请相关联,且系统控制报销金额不得超过事前申请的金额,严格控制费用超支的风险。

(3)查看费用台账

费用报销和还款的金额会自动回写至原费用申请单,管理层可在费用申请界面查看每一笔费用申请的情况,包括报销金额、还款金额、剩余待报销/还款金额。

痛点2:内部团队分散在各地,沟通效率较低

青年小部落获得试课订单后,由相应地区对应课程组的教学组长指派试课老师,并由项目组指派订单跟进人与教师一同赴学生家里进行试课。由于无固定的办公地点,现阶段公司各小组成员主要依靠微信和QQ进行沟通协调试课人员和时间,不仅效率较低,也容易出现指派的人员时间冲突的问题。

另外,公司各小组在策划项目(如高考讲座等)时,各部门负责的任务以及完成的内容无法做到及时共享,不利于项目执行的推进。

优化2:实现数据互通,支持移动办公

en+帮助青年小部落设计了一套自动派单的方案,简化操作提高效率,同时解决各部门之间沟通成本高的问题。

(1)首先录入试课订单,系统将根据所属地区、课程内容自动流转至对应的教学小组,由组长选择本次试课的老师,选择老师时将自动带出其联系方式、在职状态等。

(2)指派完教师后,可穿透查看教师已被安排的授课情况,尽可能避免时间冲突的问题。随后单据自动流转至所属地区的项目组,项目组负责人将在待办事项中收到待处理的单据,由其指定订单跟进人后单据会再次派发至项目组负责人,由其跟进试课状态。

(3)跟进人与教师上门试课结束后,项目组负责人则可在待办事项中更新试课状态。若试课成功,系统将自动生成一张待完善的签订协议的单据,试课信息与教师信息已自动带出,仅需填写协议签订的金额,上课次数等内容,尽量减少手工输入。

(4)查看订单状态:系统将根据单据的流转情况,自动更新订单状态。

针对解决跨部门的项目合作出现的资料共享不及时的问题,en+智能管理平台配置了项目立项申请、项目跟进、项目结项以及项目全生命周期模块,其中项目立项申请审批通过后,系统自动根据项目计划中填写的内容派发至对应的负责人,并且项目相关的部门均可查看项目内容,做到及时跟进、共享。

(1)系统跟进项目计划中的内容,分别派发相应的任务至各任务负责人,方便各模块负责人跟进项目开展进度。

(2)项目的立项、跟进、结项全过程都将自动汇集在项目全生命周期中便于查看项目的整体情况。

附加功能1:文档管理

公司管理的相关制度、协议模板均可在文档管理处发布,供公司员工查阅或下载。

附加功能2:公司圈

en+智能办公提供公司圈功能,管理层和员工可在公司圈发布通知。

移动办公

所有模块的查询、填单、单据审批均可在手机app端进行,支持随时随地的移动办公,便捷高效。

痛点3:教师流动性大,管理困难、派单难协调

青年小部落的许多家教都是兼职的大学生,人员流动比较大,靠各地区的多个教学部组长管理组内的多名教师难度较大,特别是指派订单时,出现不清楚教师的在职状况的情况,协调资源比较困难;

没有统一的平台查询教师的档案导致管理层与人事部无法直观地了解到公司现有的师资力量以及各课程类别的教师流动情况,无法及时地补充相应的教师资源。

优化3:教师档案统一管理,师资利用最大化

在系统中建立教师档案并附上劳务合同扫描件,便于教学部安排老师以及调阅档案,公司管理层也可随时掌握教师团队的动态。

通过智能看板实时反映教师类别的分布、师资力量的变动,为管理层提供核心团队的可视化管理平台。同时管理层也可根据人员流动情况并结合补课课程类型的多少,及时招聘相对短缺的教师类别,实现资源利用的最大化。

痛点4:看不到经营状况的全貌

由于缺乏有效的数据采集工具,缺少统一归集途径,导致各模块的数据无法贯穿使用,而管理者关注的每月签单的数量、订单的回款情况、教师的试课成功率、复购率等关键的经营数据指标得不到及时的处理和计算,无法支撑经营决策分析。

优化4:智能看板以及报表展现各种维度口径数据

en+系统通过连通数据孤岛,形成统一归集,数据动态实时更新;

从地区、课程、月度等多维度展示数据动态,帮助管理层掌握实时的经营状况;呈现教师的接单情况,为绩效考核提供依据。

痛点5:系统建设资金投入有限

作为创业初期的企业,青年小部落在资金有限且现阶段业务量不大的情况下,花费大量资金投入在系统建设中显然是不现实的,而市面上大多数财务软件或业务系统不仅价格高而且可定制化范围小,不能满足上门家教服务企业的需求。

优化5:低本高效的高配置化系统

en+数字化是以管理会计为核心的高可配置化管理系统,不仅可以贴合客户实际需求进行系统配置,而且配置成本较低;

同时,en+数字化系统有很高的可拓展性,随着公司的发展可以轻松搭建出新的功能模块,而且专业细分能力(比如,业务,财务,人力,税务,法务)被提炼为数据处理规则的配置能力赋能给了企业和专家,从而建立了方案专业化和产品工具化的松耦合关系,就能够适应企业各种数字化管理需求,也能聚合专家和解决方案,成为生态。

总 结

en+数字化

帮助上门服务类型企业深度挖掘数据价值

上门服务类型企业的业务流程:从获取客户开始,到订单的派发、订单的跟进以及最后完成服务这整个流程,其内在本质是数据的创建、存储、流转、处理、共享、归档这一数据全生命周期。en+数字化基于数据的全生命周期来设计方案,凭借其有强大的数据处理能力,将各模块的数据联动起来,保障数据流动的顺畅,充分挖掘并释放数据价值,让数据如同血液在企业的躯体中长流,创造数据的真正价值。

1.从获客到回款的闭环,参与方多,协同困难,而en+数字化使数据流动起来,实现数据共享,并让管理者看到数据的全貌。

2.en+数字化底层强大的数据统计与分析能力,为管理者提供实时、高效、准确的经营数据。

3.深度挖掘订单服务各环节的数据价值,关注企业现金流的来源和影响因素,为初创型企业保驾护航。

此次青年小部落选择en+数字化做为企业数字化建设平台,以订单管理为主线搭建了适用于上门服务企业特点的管理平台。后续双方将就继续深入沟通与合作,en+数字化将与青年小部落共同成长,为青年小部落的发展壮大赋能。

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