日报-企业管理的时间黑洞
2019-11-27 曾亮

一个简单需求

这个简单的需求是我们的一个教育集团客户原来使用企业微信做各分子公司的日报管理,但是HR部门每天在用1个员工统计47个分子公司的日报的上报情况和业绩情况,并且非常痛苦,问我们能不能自动统计每天的日报上报数量和分子公司的业绩情况,毫无疑问,每个分子公司的日报填报人亦有同样的感受。

这个简单的需求,我们是这样优化的

一、利用en+的定时任务触发的能力,从手动触发日报变为定时自动触发;对比了市面上主流的软件,其操作流程为:4步

1) 点开“日报”;

2) 点击“新增”;

3) 填写“日报”;

4) 点击“提交”;

en+的日报自动触发能力,去掉了用户点击“新增”的这一步骤,节约了用户的宝贵时间。

二、把日报拆分为数据类和非数据类,数据类日报不再填写,由系统自动统计上报,只保留非数据类日报填写,并统一了填写的格式。

三、利用en+的自动赋值能力,自动把明日计划反写到今日计划里面,方便用户和阅读者做对比。

四、利用en+的任务驱动能力,上报状态由系统自动识别且实时可视。

优化后的结果

总部不再需要一个HR专门统计日报的数据和日报的状态,各个分子公司的对应的日报填写时间大幅度压缩,减少了至少70%的日报工作量。每年至少帮助公司节省25万元的人力成本;

HR总监评价:

“ 解决了我们日报工作中的大问题,也为员工减负,提高了工作效率,超出了我的预期!”

一次深度思考

企业的日报的目的和重点到底在哪里?为什么一个简单的日报功能,很多所谓的巨头的企业服务公司都没有做好?

企业日报的重点就是对当日的经营行为的量化和非量化信息的一个呈现,方便管理层能够迅速定位异常,对异常情况做出反馈和后续决策。

目前大部分软件厂商都是从实现功能层面来解决企业的问题,即以流程为核心的思维将线下物理世界的流程搬到线上虚拟世界上面,导致日报是碎片化的,形式化的,缺乏关联性的。日报的填写人,统计人,阅读人都消耗了大量的时间,时效性,准确性差,无形中增加了企业的管理的时间成本。在时间就是金钱的企业价值衡量体系中,这个简直就是企业的时间管理黑洞。

如果换个角度,站在数字化思维的角度来看待企业日报的问题,那么日报的时间黑洞问题就可以迎刃而解。理由是,我们可以把日报的结构分为数据与非数据两个层面,先优化日报的数据层面的效率和成本问题,即“去人化”,然后再优化非数据层面的问题。

怎么在数据层面“去人化”,我们就需要按照三个标准来设计日报的数字化转型方案:

1) 企业的数据采集要更便捷;

2) 人对数据的干预要更少;

3) 数据流动更快;

一套解决方案

首先企业的日报体系,不是只用一个简单的工具作为信息呈现的载体,而是需要整体的解决方案来帮助企业实现对日报的管理目标。

日报作为企业日常经营的信息的综合体,需要更加高效的为管理者的决策服务。那么在设计企业日报管理解决方案的时候,需要站在日报数据的全生命周期来管理,即需要思考企业的业务数据采集,处理和呈现的三个不同的阶段来设计企业的日报体系。每个企业的业务场景都包含了数据的三个生命阶段,一个数据的终点又是下一个场景数据的起点。数据间的连接,关联和翻译,如何形成数据闭环都是日报方案设计的核心。

我们提供的站在数据全生命周期角度设计的日报解决方案包含的核心能力如下:

1) 日报自动赋值:自动实现日计划和当日完成进度的对比;

2) 日报自动推送:系统自动向填报人推送标准格式的日报,自动统计日报填写状态;

3) 看板实时可视:业务数据录入即转为可视化看板;

4) 日报异常预警:业务数据异常,实时通知提醒;

5) 数据的翻译和流转:一条业务数据,按处理规则生成多条数据结果并被下一个环节引用或者关联;

日报体系方案建立起来以后,可以达到下面的效果:

1) 填报和统计人员无需再统计业务数据,无需重复劳动和沟通;

2) 管理者可以实时高效地对企业的情况和异常有精准的把握,能够运筹帷幄,明察秋毫;

我们保守测算了一下,即把节约的人力的时间换算成人力成本,效果相当惊人。一个1000人左右的企业,我们的方案能够为企业每年节约近130万的成本。

en+数字化赋能平台简介

en+数字化赋能平台是通过去代码化的赋能给企业管理者,专家,客户和生态来打造企业生态数据流动的高速公路,建立起生态间数据的互联互通,通过数据驱动生态共赢和成长。en+数字化赋能平台能够实现企业的5大在线能力,即员工在线,客户在线,业务在线,数据在线和最终的决策在线。

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